Themagroepenbeleid

Achtergrond

Op de jaarvergadering 2005 heeft het VELON bestuur een actieplan voorgelegd aan de leden. Dit plan is enthousiast ontvangen en goedgekeurd. In het actieplan stond als één van de speerpunten: Het instellen van themagroepen. De veronderstelling is dat werkgroepen in het kader van professionalisering een belangrijke rol kunnen spelen. Citaat uit het actieplan: “Het instellen van permanente themagroepen. In het kader van professionalisering kunnen themagroepen een belangrijke rol spelen. De themagroepen worden gevormd rond thema’s die middels een behoeftepeiling door leden zijn aangegeven. Waar mogelijk wordt de start van een nieuwe themagroep gekoppeld aan de jaarlijkse studiedag. Een van de leden van de themagroep zal het contact met het bestuur onderhouden. Iedere themagroep wordt ondersteund bij het organiseren van activiteiten. De output van themagroepen kan input zijn voor het congres, het tijdschrift, etc.”

Inmiddels heeft het bestuur een aantal afspraken nader uitgewerkt. Daarbij is onderscheid gemaakt in een themagroep in oprichting en een themagroep. Er is voor het bestuur pas sprake van een (permanente) themagroep na presentatie op het congres en een studiedag in het najaar. Vóór die tijd is sprake van een themagroep in oprichting) Een themagroep en een themagroep in oprichting zijn van beperkte omvang en actief. Ze kunnen een ruimer netwerk bedienen van leden die participeren in de activiteiten bv. de deelnemers aan een studiedag die naderhand op de hoogte gehouden willen worden van actuele ontwikkelingen.

Doelen

  • Bevorderen van het contact tussen de leden. Een themagroep kan de kern vormen van een uitgebreider netwerk van leden die gemeenschappelijke interesses delen.
  • Organiseren van activiteiten in het kader van professionele ontwikkeling. Een themagroep treedt namens VELON actief op naar buiten op het congres, de studiedagen, de website en via het tijdschrift.

Afspraken m.b.t. themagroepen

  • Een themagroep wordt ‘getrokken’ door een themagroepcoördinator. De coördinator wordt door de leden van de themagroep gekozen of door het bestuur gezocht.
  • De themagroepen worden ondersteund door bemiddeling van de portefeuillehouder themagroepen.
  • Er is in het bestuur een lid dat het themagroepenbeleid in de portefeuille heeft, te weten Miranda Timmermans.
  • Het bestuur van VELON heeft als vast agendapunt op de vergadering: uit de themagroepen. Daarbij rapporteert de portefeuillehouder de stand van zaken in de themagroepen.
  • Een themagroep doorloopt doorgaans de volgende activiteitencyclus: organisatie van een inhoudelijke lijn op de studiedag in november; verwerken van de evaluaties van de studiedag in december; presentatie op het congres in maart; verantwoording van activiteiten en afstemmen van wensen met het bestuur in mei waarbij de themagroepleiders elkaar ontmoeten; aanpassen van activiteitenplan in juni. Wanneer een themagroep dit herhaaldelijk niet haalt, kan het bestuur besluiten om de werkgroep op te heffen.
  • De themagroepen gebruiken het tijdschrift en de website om aan de leden en de andere themagroepen te laten zien wie ze zijn via een themagroepruimte, wat ze doen en om leden te betrekken in hun activiteiten.
  • Themagroepen informeren de portefeuillehouder themagroepen over de activiteiten die zij ondernemen. Vanuit het bestuur neemt men hierin ook het initiatief om zo ondersteuning van de werkgroepen  mogelijk te maken.
  • Een themagroep krijgt een budget (€ 1000) voor activiteiten. Binnen het budget kan de groep zelfstandig handelen en volstaat verantwoording achteraf bij het bestuur, een voorwaarde is dat de themagroep ten jaarlijks ten minste één activiteit organiseert voor alle leden. Boven het budget moet vooraf toestemming gevraagd worden aan de penningmeester op basis van een gespecificeerde begroting. Reis- en personeelskosten komen niet in aanmerking voor vergoeding.
  • Een maal per jaar vindt er een gesprek plaats tussen het bestuur, de verenigingsondersteuner en de coördinatoren van de themagroepen. Daarbij brengen de coördinatoren verslag uit van hun activiteiten van het afgelopen jaar, leggen verantwoording af van de bestede middelen en bespreken in dialoog met het bestuur wat er nodig en gewenst is voor een succesvol vervolg. De afspraken voor de toekomst worden door de coördinatoren omgezet in een beknopt actieplan voor het komende jaar. Het jaarverslag en het actieplan worden vormgegeven volgens een vast format. De verenigingsondersteuner stuurt de themagroepen aan om een jaarverslag en actieplan op te stellen, bovendien beheert de verenigingsondersteuner het format.
  • Eenmaal per jaar, in het jaarverslag, brengt het bestuur schriftelijk verslag uit aan de leden over de activiteiten van de themagroepen in het afgelopen jaar.
  • VELON leden kunnen lid worden van zoveel themagroepen als ze willen.
  • Lid worden van een themagroep kost niets.
  • VELON kan het ontwikkelen van innovatieve werkwijzen en producten financieel ondersteunen. Op basis van een verzoek en een gespecificeerde begroting.

Oprichten van themagroepen

Het initiatief voor het oprichten van een themagroep kan liggen bij de leden en bij het bestuur.

  • Initiatief van het bestuur. Het bestuur kan een commissie instellen met een speciale opdracht: het onderzoeken of er draagvlak bestaat voor een nieuwe themagroep.
  • Initiatief van de leden. Het is mogelijk een themagroep op te richten als er voldoende belangstelling is onder de leden. Concreet betekent dit dat twee leden bij het bestuur een schriftelijk, beargumenteerd verzoek indienen een themagroep op te richten, ondersteund door vijf handtekeningen van verenigingsleden van verschillende instituten die lid willen worden van de nieuwe themagroep. Deze twee initiatiefnemers zijn tevens de coördinatoren voor het eerste jaar, waarna ze kunnen worden herkozen door de leden van de groep. Verzoeken tot oprichting kunnen volgens deze richtlijnen worden ingediend bij het bestuur. Het bestuur beslist over het erkennen van de thema, eerst in de vorm van een commissie die pas na een presentatie op het congres en een studiedag in november over gaat in een permanente themagroep.

Voor nadere informatie over de themagroepen en het indienen van verzoeken tot oprichting kan contact opgenomen worden met VELON bureau info@velon.nl tel. +31 (040) 2926821 (Mathilde van Vliet).

Vereniging van Lerarenopleiders